INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Ve společnosti IBRS – International Business & Research Services s.r.o., IČ 261 37 585, se sídlem Dubečská 6-8, 100 00 Praha 10 (dále jen „IBRS“).
Jaký je účel zpracovávání osobních údajů v IBRS
1. Hlavním předmětem činnosti IBRS je provádění marketingových a sociologických výzkumů a souvisejících služeb v tomto odvětví. IBRS zpracovává osobní údaje pro naplnění účelu splnění hlavního předmětu své činnosti. Pro tento účel společnost zpracovává pouze osobní údaje nutné k naplnění této činnosti a pouze po dobu nezbytně nutnou k realizaci výzkumů anebo po dobu, kterou ji ukládá zákon. Právním základem pro zpracování těchto osobních údajů je smluvní vztah. Pro osobní údaje zpracovávané nad tento právní základ je získán souhlas se zpracováním osobních údajů od subjektu údajů.
2. Výstupy z výzkumů jsou anonymní informace předávané třetím stranám. Tyto informace neobsahují osobní údaje. Osobní údaje nejsou předávány třetím stranám neukládá-li to IBRS zákonný předpis. Vyžaduje-li to povaha výzkumu, jsou osobní údaje předány třetí straně s vědomím subjektu údajů, který tak činí dobrovolně a ve svém zájmu a s poučením o svých právech zpracování osobních údajů.
3. Společnost IBRS zpracovává údaje potenciálních i stávajících klientů – fyzických osob. Dále zpracovává osobní údaje dalších obchodních kontaktů (např. konzultantů, regulátorů, novinářů).
Osobní údaje takto zpracovávané jsou: jméno, pracovní pozice, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, faxové číslo, marketingové preference a spotřebitelské chování.
Pro osobní údaje zpracovávané za účelem přímého marketingu je získán souhlas od subjektu údajů.
Zpracovávání zvláštní kategorie osobních údajů
Společnost nezpracovává osobní údaje zvláštní kategorie (tzv. citlivé údaje), tj. údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Byly-li dříve takové informace v IBRS zpracovávány, byly smazány.
Ve výzkumu pro třetí osoby může být výzkum zaměřen na zpracování osobních údajů zvláštní kategorie. V takovém případě si společnost opatřuje výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů. Za výslovný souhlas se považuje jednoznačně písemné prohlášení subjektu údajů, prohlášení vyplněním elektronického formuláře, e-mailem, nahráním naskenovaného dokumentu s podpisem subjektu údajů nebo použitím elektronického podpisu, případně dvoustupňové ověření souhlasu pomocí např. emailu a potvrzovací SMS.
Komu jsou osobní údaje předávány
Osobní údaje nejsou předávány jiným správcům (tj. osobám, které by samy osobní údaje zpracovávaly), není-li k tomuto předání zákonný důvod.
Osobní údaje jsou zpracovávány zpracovateli, tj. osobami, které zpracovávají tyto osobní údaje dle pokynů IBRS a zajišťují určité činnosti pro IBRS. Před předáním osobních údajů zpracovateli je vždy s touto osobou uzavřena písemná smlouva upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou v souladu s nařízením dodržovány v IBRS. Těmito zpracovateli jsou externí dodavatelé IBRS, tj. administrátoři, externisté zajišťující služby výzkumu (např. tazatelé).
Předávání osobních údajů do zahraničí
Interní systémy jsou uloženy na interním serveru a bezpečně chráněny. Nejsou hostovány v zahraničí, a to ani na úrovni Evropského hospodářského prostoru, ani v mimoevropských zemích. Společnost IBRS má komplexní závazné podnikové směrnice se zapracovanými principy ochrany osobních údajů. Osobní údaje jsou předávány pouze písemně vázaným třetím stranám, které zavedly odpovídající úroveň ochrany.
Uchovávání osobních údajů
Osobní údaje kontaktů, které nebyly aktivně využity po dobu 48 měsíců, jsou z našeho interního systému vymazány. Ledaže pro jejich následné zpracování není jiný zákonný důvod.
Bezpečnost osobních údajů
Společnost přijata technická a organizační opatření k ochraně a zabezpečení osobních údajů, která chrání tyto údaje před ztrátou, zneužitím či neoprávněným zpřístupněním. Všichni pracovníci jakož i třetí strany, které pro IBRS zpracovávají vaše osobní údaje, jsou povinni respektovat důvěrnost.
Zákonná práva subjektu údajů (tj. fyzických osob, od nichž jsou osobní údaje získávány)
– právo na poskytnutí informací o osobních údajích zpracovávaných o osobě subjektu údajů (právo přístupu k osobním údajům)
Toto právo může subjekt údajů aplikovat oznámením na email IBRS: dpo@ibrs.cz nebo telefonicky na 274 822 175, na jehož základě s ním bude domluven vhodný termín formou osobního přístupu ke svým osobním údajům přiměřené lhůtě od podání oznámení.
– právo na opravu nebo výmaz (likvidaci) osobních údajů
Správce bez zbytečného odkladu opraví nepřesné osobní údaje nebo doplní neúplné osobní údaje, které se týkají subjektu údajů.
Správce bez zbytečného odkladu vymaže osobní údaje a má povinnost osobní údaje vymazat pokud:
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b) subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování, mají-li jeho zájmy přednost před zájmy správce nebo vyžadují-li jeho základní práva a svobody ochranu nebo proti zpracování pro účely přímého marketingu;
d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě souhlasu přímo dítěti.
K vymazání dojde s ohledem na dostupnou technologii a náklady také u ostatních správců, kteří osobní údaje zpracovávají. K vymazání nedojde, je-li zpracování nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace, pro splnění právní povinnosti práva Unie nebo členského státu, splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen, pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely.
– právo na omezení zpracování
Správce omezí zpracování, pokud:
a) subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
b) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
Osobní údaje s omezeným zpracováním s výjimkou uložení mohou být zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
– právo na přenositelnost osobních údajů
Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil.
– právo vznést námitku proti zpracování a právo podat stížnost u dozorového orgánu
Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, mají-li jeho zájmy přednost před zájmy správce nebo vyžadují-li jeho základní práva a svobody ochranu nebo proti zpracování pro účely přímého marketingu.
Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.
– právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování
Co je automatizované zpracování (tzv. profilování) „profilováním“ jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.
Tato práva může subjekt údajů aplikovat oznámením na email IBRS: dpo@ibrs.cz nebo telefonicky 274 822 175, na jehož základě bude sjednaná náprava a oznámeno plnění práva subjektu údajů.
Od 25.5.2018 se můžete v případě jakýchkoliv dotazů obracet též na pověřence pro ochranu osobních údajů IBRS, jehož kontaktní údaje naleznete od 25.5.2018 na našich webových stránkách www.ibrs.cz